この教材では、領収書と申請の照合、社内規程の確認、差し戻し文の下書きまでを扱います。架空データによる設計例であり、導入実績や自動審査の精度を示すものではありません。支払承認や税務上の適否は責任者が判断します。
1. 架空の申請を読む
EXP-201はタクシー代4,200円の申請です。領収書の金額も4,200円で一致していますが、利用理由の欄が空です。この例のRULE-201は「タクシー利用は理由の記載が必要」という社内規程です。実際の法令や他社へ一般化できる基準ではありません。
AIが判断できるのは、入力と規程に照らした「理由欄の欠落」です。金額が一致しても規程上の記入要件は別に確認します。理由がないことを、不正利用、私的利用、税務上の否認と断定してはいけません。
2. 欠落・矛盾・判断保留を分ける
| 確認事項 | この例の状態 | 処置 |
|---|---|---|
| 申請額と領収書額 | 4,200円で一致 | 金額差異なしと記録 |
| 利用理由 | 未記入 | 申請者への追記依頼案 |
| 規程の根拠 | RULE-201 | 適用版を担当者が確認 |
| 利用目的の妥当性 | 理由が未提供 | 推測せず保留 |
入力にない日付、利用者、取引先名を生成して埋めないようにします。規程が古い、適用部署が不明、領収書が読めない場合は規程違反と断定せず、確認担当へ戻します。
3. 期待する差し戻し文
下書き例：EXP-201について、申請額と領収書額はいずれも4,200円で一致しています。RULE-201の理由記載条件を確認するため、タクシー利用理由を追記してください。現在は承認保留です。根拠：申請EXP-201の理由欄、領収書、RULE-201。
これは編集部が用意した期待出力で、特定モデルの実行ログではありません。担当者が文面、規程の適用範囲、受信者を確認してから送信します。AIだけで従業員を評価したり、不正認定を行ったりしません。
4. 申請者と承認者の役割
申請者は理由と必要資料を補い、経費担当は金額・重複・規程の適用を確認し、承認者が支払可否を判断します。確認担当と承認担当が同一の場合も、その役割を区別して記録します。不在時の代行者がいなければ保留します。
申請ID、規程の版、照合結果、未確認事項、差し戻し理由、最終承認状態を残します。領収書に含まれる個人情報や行動履歴は、参照できる人と保存期間を限定し、一般公開の生成AIへそのまま投入しないでください。
5. 反例で検証する
- 理由を追記したら「理由未記入」の不備が解消すること。支払可否は別途確認すること。
- 申請額だけを4,000円へ変えたら、領収書との差200円を示すこと。
- 領収書が読めないとき、金額を推定せず再提出を依頼すること。
- 同じ領収書を別申請へ添付したときは、二重申請の確認候補として担当者へ戻すこと。
- 規程の適用日が不足するとき、現行規程が当然適用されると決めつけないこと。
検証では不備検出率だけでなく、正しい申請を差し戻した件数、申請者の追記時間、承認者の再確認時間も測ります。差し戻し件数が減っても、誤った支払を見逃していないか別に確認します。
6. 費用と時間の記入例
架空の仮説として月200件、1件8分短縮、追加確認2分、時給換算3,000円、現金化率50%、運用費月5,000円、初期費用150,000円とします。正味時間は200 × (8 − 2) ÷ 60 = 20時間／月、時間の換算額は60,000円、月次差額は60,000 × 0.5 − 5,000 = 25,000円、回収は6か月です。
追加確認が5分になると、正味時間は10時間、月次差額は10,000円となり回収は15か月です。固定人員の空き時間が生じるだけなら支出削減ではありません。下の計算機で実際の条件を入力し、例外の再作業費も含めて判断してください。
7. 記入例を自社で使う
経費精算の入力・期待出力・反例シートをダウンロードし、規程番号、欠落項目、承認体制を自社に合わせて修正できます。経理用のプロンプトとAgent文書には処理境界の設定例があります。