このページは架空の入力を使った業務設計の教材です。実際の導入成果や、AIモデルの実行結果ではありません。狙いは「差がある」を見つけるだけでなく、なぜ差があるのか、誰が何を確認すれば支払判断へ進めるのかを明確にすることです。
1. 最初にそろえる三つの資料
| 資料ID | 発注・明細 | 品目 | 数量 | 単価・金額 |
|---|---|---|---|---|
| PO-101 | 発注101・行1 | 部品A | 発注10個 | 単価500円 |
| GR-101 | 発注101・行1 | 部品A | 検収8個 | 未検収2個 |
| INV-101 | 発注101・行1 | 部品A | 請求10個 | 税抜5,000円 |
この例の社内ルール RULE-101 は「分納・未検収分は自動支払せず、購買へ確認」です。実際には契約条件や締め日が異なります。社内ルールの版、適用日、分納予定、返品情報を先に確認してください。
結合キーは発注番号・明細番号・品目を使い、名称が似ているだけの別注文は結び付けません。複数納品の合計、一対多の明細対応、単位の違いが解決できないときは、差額の確定を止めます。
2. 差異の計算を追える形にする
請求10個 − 検収8個 = 2個の数量差です。単価500円を掛けると未検収相当額は1,000円になります。発注と請求の数量は一致しているため、この時点で「1,000円の誤請求」とは断定できません。分納、未入力の検収、返品処理の遅れなどを人が調べます。
AIには資料の抽出・結合候補・計算根拠の提示を依頼し、支払可否、仕訳確定、取引先への送信を任せません。計算は可能なら決められた式で再計算し、生成した文章だけを根拠にしないでください。
3. 期待する出力と承認の流れ
期待出力例：PO-101行1、数量差2個、未検収相当1,000円。根拠はPO-101・GR-101・INV-101の各行1。発注と請求は一致、検収が不足。分納予定は未提供。状態は「購買・経理の確認待ち」。
購買担当が納品予定と検収状況を確認し、経理担当が契約条件と支払処理を確認します。承認者が不在なら代行者へ引き継ぐか保留します。同じ請求を再処理するときは、前回の承認状態と処置を確認し、二重計上を防ぎます。
記録するのは入力資料の版、結合キー、式、差異、未確認事項、担当者、最終処置です。請求書の全文や銀行情報を必要以上にログへ残さないでください。
4. 正常例だけで評価しない
- 検収を10個へ変更したら数量一致になり、数量差を出さないこと。
- 同名の部品でも発注番号が異なる場合は自動結合しないこと。
- 単位が「箱」と「個」の場合、換算表がなければ判断保留になること。
- 分納予定が欠ける場合は、誤請求や支払可と断定しないこと。
- 請求IDを再入力しても、前回の処理を無視して支払候補を重ねないこと。
検証時は各条件を1つずつ変え、期待結果、実際の結果、根拠、確認時間を並べます。見逃しだけでなく不要な差異検出も数え、担当者の再作業が増えていないか確認します。
5. 試算例：確認工数を差し引く
以下は仮説であり実績ではありません。月120件、1件16分の短縮、追加確認3分、時給換算3,000円、現金化率50%、月次運用費5,000円、初期費用280,000円とします。
正味時間は120 × (16 − 3) ÷ 60 = 26時間／月、時間の金額換算は78,000円／月です。現金支出へ結び付く割合を50%と仮定すると、月次差額は78,000 × 0.5 − 5,000 = 34,000円、回収月数は約8.2か月になります。時間が空くだけで支出が減らないなら現金化率は0%であり、この条件では費用を回収できません。
下の計算機では追加確認時間、現金化率、例外処理費用も変えて比較します。検証前にこの仮説を実績として稟議や広告へ記載しないでください。
6. 実際に使える検証資料
差異照合の入力・期待出力・反例シートをダウンロード。自社の発注・検収・請求のキーに置き換え、社内の安全な場所へ保存してください。経理用のプロンプトとAgent文書も併用できます。
導入判断には稟議案・承認者表・測定シートを使い、情報の位置付けは編集方針で確認できます。